クラウドツールの導入は今後は必須
DXによる業務プロセスの改善は、労務管理の分野でもすでに始まっています。これからの労務管理にはクラウドツールの導入が必須といえます。従来の業務フローとの比較、各クラウドの連携など効率的な作業フローを整理してみました。
これらを実現することで情報共有の効率化、ペーパーレス化、情報入力ミスの回避による作業効率化、給与明細配布や銀行振込の手間の軽減などが期待できます。もうすでに一部導入済みという会社も多いと思いますが、相性の良い組み合わせでさらなる効率化を図るためにも参考にしていただけたらと思います。
従来の方法とクラウドシステムを活用した方法との比較
| 従来の方法 | クラウドシステムを活用した方法 | |
|---|---|---|
| 社労士との情報共有 | 電話とメール、対面 | チャット、slack、zoom |
| 社労士との契約 | 紙の契約書 | クラウドサイン |
| 社員情報の登録 | 従業員が紙に氏名、住所などを記入してから、担当者がシステムへ手入力 | 従業員がクラウドシステムに直接入力 |
| 勤怠管理 | 会社のタイムカードで打刻、手集計 | 携帯アプリやウェブ上で打刻。テレワークに対応、自動集計 |
| 経費 | Excelで送付 | 従業員がクラウドシステムに直接入力 |
| 給与計算 | 従業員情報は手入力、勤怠情報、経費をそれぞれ取込 | 従業員情報、勤怠、経費、それぞれクラウド同士を自動連携させる |
| 給与明細・退職源泉徴収票 | 従業員に紙の明細を手渡し | ウェブ明細の発行。従業員が必要なときに取り出し可能 |
| 給与振込 | 1件ずつ手で振込 | ネットバンキングを利用。FBデータにより一括納付 |
| 住民税納付 | 銀行で市町村ごとに納付 | ネットバンキングを利用。FBデータにより一括納付 |
| 社会保険手続 | 紙で申請 | 電子申請 |
| 公文書 | 紙で保管 | pdfでクラウド保管 |
どのタイミングで業務フローを見直すか
業務フローやシステムを見直すタイミングは早い方がよいです。とくに、業務の担当者が変更になったとき、社労士を変更したときなどは絶好のチャンスです。すでに導入しているツールを生かして構成を組み立てるか、ツールを変更するかは、総合的な判断は専門家に任せた方がよいでしょう。
補足：クラウドソフトは代表的なものを記載していますが、これ以外のクラウドでも組み合わせが可能な場合が多いです。どのクラウドが適しているかは、会社の状況によってアドバイスさせていただきます。
オフィスエムでは、企業のご希望に合わせて上のような運用を実現していきます。さらにそれだけでなく、企業が社労士の手を借りずに給与計算から振り込み作業まで自主運営（給与計算の内製化）できるようにアドバイスしたり、各クラウド導入のサポートもしています。
さらにもう一歩進んで手続の電子申請も企業の自主運営が可能かと思います。その場合、手続が問題ないかの確認は、必要に応じて社労士が行います。また、手続が複雑なものについては社労士自身がスポットとして申請代行もしますし、添付書類や手続き方法についてもアドバイスが必要という場合も対応いたします。
最新のクラウドツールは、バックオフィスの人手不足にも対応してくれるものですので、ぜひ早いタイミングで検討してみてはいかがでしょうか。
著作者：pch.vector／出典：Freepik